～ 安全書類・グリーンサイトまわりの業務を一括代行し、現場入場リスクと事務負担を同時に軽減 ～
株式会社NITACO（本社：東京都、代表取締役：新田 顕大）は、建築・建設業界の事務代行サービス『ツクノビ 安全書類』の提供を開始しました。
本サービスでは、労務安全書類・施工体制台帳をはじめとした、いわゆるグリーンファイル一式の「作成・回収・整理・確認」を、建設実務経験者・安全書類専任スタッフが企業様に代わって対応します。
■ 安全書類業務が 「めんどくさい」 理由
建設業界では人手不足が続くなか、2024年4月から時間外労働の上限規制が本格的に適用され、「残業や休日出勤で何とか回す」働き方が難しくなってきています。
一方で、労務安全書類や施工体制台帳など、いわゆるグリーンファイルに関わる安全書類は、どの現場でも必ず対応が必要な業務です。
その結果、多くの現場担当者が「安全書類業務がとにかく“めんどくさい”」と感じています。背景には、次のような事情があります。
- 現場数・協力会社が多く、同じ作業を何度も繰り返すからめんどくさい「日中は現場、事務所に戻ってから安全書類。気づけば毎日遅くまで残業している」
- 協力会社への依頼・催促・回収がセットになっているからめんどくさい「協力会社に何度も電話やメールで催促しないと書類が揃わない」
- 元請や現場ごとに様式・ルールが違い、その都度“思い出し”が必要だからめんどくさい「元請や現場ごとに様式やルールが違い、毎回“やり方”を思い出すところから始まる」
- ミスが許されず、常に頭の片隅を占有してくるからめんどくさい「書類の漏れやミスが怖くて、常に頭の片隅に安全書類のことが残っている」
一つひとつは決して難しい仕事ではないものの、「現場数の多さ」「協力会社の多さ」「元請ごとのルールの違い」が重なることで、時間も気力も奪われ、「いつも安全書類に追われている」と感じやすい状況になっています。
■ 「めんどくさい」 安全書類業務から卒業する方法
安全書類・グリーンファイル業務が「めんどくさい」最大の理由は、担当者一人ひとりの頑張りに依存して回していることにあります。
- 現場が増えれば、その分だけ担当者の残業が増える
- 協力会社が増えれば、その分だけ催促や確認の手間が増える
- 担当者が異動・退職すると、また一から育成し直さなければならない
こうした状態から卒業するには、安全書類を「人の気合いでこなす作業」から「仕組みで回る業務」に変えていくことが重要です。
具体的には、次のような考え方がポイントです。
- 業務を分割し、 "社内でやるべき部分" と "外に任せられる部分" を分ける
- 定型的な作業は、建設業に詳しい外部パートナーに任せる
- 一度ルールを整え、 "どの現場でも同じ回し方" ができる状態をつくる
株式会社NITACOはこれまで、「ツクノビ」シリーズを通じて、施工計画書作成・安全書類整備・積算業務など、建設事務のBPO代行を行ってきました。
今回ご紹介する『ツクノビ 安全書類』は、こうした考え方に基づき「安全書類・グリーンファイル」に特化してパッケージ化したサービスです。各社のフォーマットや元請・発注者の仕様に合わせて、安全書類の作成から回収・整理や確認までを代行することで、「現場担当者が安全書類に追われ続ける状態」からの脱却と、事務負担の軽減・現場の安全管理レベル向上を同時に支援します。
■ なぜ業務代行で安全書類
■ 『ツクノビ 安全書類』の特徴
１.. 建設実務経験者・安全書類経験者が対応
- ゼネコン・中堅建設会社などで施工管理・安全書類業務を経験したメンバーが担当
- 現場運営や元請ルールを理解したスタッフが対応するため、「形式だけの書類」ではなく実務に即した内容で作成可能
２.. 安全書類の「作成～回収」まで丸ごと代行
- 安全書類の作成はもちろん、協力会社への依頼・回収・不足分の催促まで一括で対応
- 「誰から・どの書類が来ていないか」を追いかける負担から解放され、現場対応の集中が可能に
３.. 元請・現場ごとのルールに合わせて対応
- 『全建統一様式』や『元請独自フォーマット』など、各社指定の様式・運用ルールに沿って書類を作成
- 《公共・民間》《建築・土木・設備》など、工種や案件規模を問わず柔軟に対応可能
４.. 必要な部分だけ “切り出し” 依頼もOK
- 「回収オペレーションだけ依頼したい」「確認と不備洗い出しだけ依頼したい」といった部分的な活用も可能
- 「まずは負担の大きい1～2現場から依頼、徐々に依頼範囲を広げる」といった段階的な導入も依頼可能
■ 期待できる導入効果
１.. 安全書類の事務工数を大幅削減し、「現場の安全管理」に集中
現場ごとに数時間～数日単位で発生していた安全書類の「作成・回収・確認」業務を外部化することで、現場のコア業務に時間を振り向けることができます。
２.. 書類不備・提出漏れによるリスクの低減
『必要書類の洗い出しから協力会社への案内』『回収状況の管理』『期限管理・整合性チェック』これらをまとめて代行することで、様々なリスク・負担を同時に低減することができます。
３.. 残業時間削減による退職リスクの低減
安全書類の作成・回収・確認を外部に切り出すことで、「日中は現場・夜は書類」という長時間労働の常態化を緩和しやすくなり、社員の退職リスクの低減につながります。
４.. ノウハウと回収フローの見える化・標準化
外部の建設実務経験者が、自社テンプレートや元請ごとのルール、協力会社への書類回収フローまでまとめて整理することで、「誰が見ても分かる安全書類の運用ルール」をつくることができます。
▼以下の企業様に導入いただいております！
- 安全書類やグリーンファイルの作成・整理のために、夜間・休日対応が常態化している企業様
- 元請・案件ごとに様式がバラバラで、現場や事務所が書類対応に追われている企業様
- 協力会社の数が多く、安全書類の提出依頼・回収・催促だけで1日が終わってしまうような企業様
▼導入事例
- 事例｜安全書類の作成代行-月間50時間の業務に貢献！(株)マルホウ様｜建設業界特化の業務代行ツクノビBPO
「この規模の案件でも依頼できるのか？」「どの工程まで外部化できるのか？」など、まずはお気軽にご相談ください。
無料相談はこちらから
今なら『安全書類系』以外の代行についてもご相談受け付けております！
■ 導入までの流れ
【株式会社NITACO】
NITACOは「建設業界に100万人分の労働力を創る」をミッションに、『IT』と『BPO』を最大限活用して建設業界の労働力不足を解決するサービス提供を行っています。
建築・建設業界特化の代行サービスである『ツクノビBPO』などに加え、複業案件紹介サービスの『ツクノビワーク』やホームページ制作の『ツクノビウェブ』など、建築・建設業界の繁栄に貢献しております。
- 会社名：株式会社NITACO
- 所在地：東京都渋谷区道玄坂1-16-6 二葉ビル8b
- 代表者：代表取締役社長 新田 顕大
- 会社サイト：https://nitaco.jp/
- サービスサイト：https://tsukunobi.com/
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