コーポレート機能の業務集約、再構築の支援力を強化
コールセンター・バックオフィス（事務処理センター）の構築・運営を行うセコムグループの株式会社TMJ（本社：東京都新宿区、代表取締役社長：丸山 英毅、以下TMJ）は、大企業の総務機能のアウトソーシングサービス導入事例として、株式会社KADOKAWA様の事例を2021年9月に公開しました。高まるコーポレート機能のBPO(ビジネスプロセスアウトソーシング）ニーズに応えるサービスも充実化も進めています。
１.多種多様な総務業務、まずは把握＝「見える化」することが重要
総務部門は、名刺管理、事務用品の購入・在庫管理、受付業務、株主総会の準備など多種多様な業務を受け持つのが多くの企業の姿だと思います。今回公開した、株式会社KADOKAWA様においても、400業務に及ぶ業務が抽出されました。この業務の抽出にあたっての手順、インタビュー調査、レポートなどコンサルティング会社に依頼すると、少なくない対価が求められます。TMJでは、簡易的にできるツールや蓄積されたノウハウにより、この業務可視化を短期間で安価に実現しました。
２.複数社に存在する総務機能をグループで集約。機能を再構築し、あるべき姿へ
グループ企業間であっても、企業ごとにルールや手順が違います。ウォーターサーバーやドリップコーヒーの有無、有料無料。出張は自身で手配するか否か。年賀状や暑中見舞いの手配は、自部門か総務部門か 等々。これまでは個別最適の形で実施してきた業務をあらためて比べてみると、その少しの違いが総務業務の負担となっていました。また、集約による変化で従業員の不満を生む原因となったり、総務本来の業務遂行への障壁になりかねないことが予想されました。
そのためにも、業務を可視化のうえ、各社の差分を把握。再編された部門においては、本来業務を円滑に実施するためアウトソースを検討する過程を、株式会社KADOKAWA様に語っていただきました。
３.業務マニュアル化とチーム体制で、業務継続のリスクを軽減
対応業務の増加や個別の対応が進むと避けられない属人業務。特にコロナ禍においては業務継続のリスクが高まります。
自社運営では、なかなか手が回らない業務のマニュアル作成や属人化しにくいチーム体制の構築など、業務継続リスクの軽減と、コロナ禍における新しい働き方を目指す体制を、アウトソースすることで提供することが可能です。
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