～安全文書の一元管理と確認状況の可視化で、周知徹底を確実に～
海事産業プラットフォーム〈Aisea（アイシア）〉を運営するアイディア株式会社（本社：東京都新宿区、代表取締役社長CEO：下川部 知洋、以下「弊社」）は、配船・運航管理DXソリューション〈Aisea Operation（アイシア オペレーション）〉に、新たに「安全文書管理機能」を追加したことをお知らせします。
本機能は、アナログな手段で行われてきた安全文書の配布業務を〈Aisea Operation〉で一元化し、確実な周知を実現します。これまでメール・FAX・紙媒体といった方法で陸上側から個別に送信されていた安全文書を、すべての船舶に一括共有・更新できるうえ、本船での文書確認状況をリアルタイムにモニタリングできます。さらに、〈Aisea Operation〉の既存機能と併用することで、日常の業務連絡で使用するアプリと安全文書を確認するアプリを統一でき、安全文書の確実な周知徹底と、担当者の管理業務負荷の軽減を支援します。
■開発背景
弊社は2024年度に〈Aisea Operation〉のレポート管理機能をリリースし、動静連絡・バンカーオーダー・アブログなど、多岐にわたる船陸間の連絡業務を電子化してきました。運航データを一元的に蓄積・活用できる環境を整える中で、多くのオペレーター様から「安全文書管理」に特化したシステム化への要望をいただくようになりました。
安全管理規定の改訂対応や日々の本船への注意喚起といった安全文書の管理は、現在もメール・FAX・紙媒体でのやり取りが主流です。この手法では、最新版への差し替え漏れや、配布した文書が本船内で確認されているかどうかの把握が困難であるという課題が長年続いてきました。一度配布した文書がその後活用されなくなる、あるいは本船に伝わっているはずの情報が実際には見落とされているというリスクは、安全管理上の重大な盲点となっています。
こうした現場課題を解消するため、弊社はこの度、安全文書管理に特化した機能を〈Aisea Operation〉に追加しました。動静連絡など各種レポートと同じシステム上で安全文書を一元管理できるだけでなく、本船への周知・確認依頼とその状況把握を効率的かつ確実に行える仕組みを構築しています。
■安全文書管理機能の主な特徴
・安全文書の一元管理と即時更新
紙やメールによる文書配布では、保存・格納・差し替えの作業を本船内で個別に行う必要があり、手間がかかるうえ、最新情報への更新が徹底されないリスクがありました。本機能では、船陸間で文書を一元管理し、陸上から随時内容を更新することが可能です。また、本船側での確認が不要になった古い文書は共有を解除することもでき、本船では常に最新かつ閲覧すべき情報のみにアクセスできる環境を整えます。
・本船の確認状況をリアルタイムにモニタリング
従来、共有した安全文書が本船内で確認されているかどうかは、電話やメール、あるいは訪船時に個別に確認するほかなく、タイムリーな周知徹底の把握が困難な状況でした。本機能では、一部またはすべての運航船に対して文書の一括共有・確認依頼を行うことができます。その後の確認状況は陸上から一覧でモニタリングでき、未確認の船舶に絞ってフォローを行うことで、全運航船への周知を効率的かつ確実に実行できます。
・日常業務と同一アプリでの管理による周知の定着
従来、安全文書は日々の業務連絡とは別のチャネルで配信されることが多く、本船側では配信された際に一度確認されたきり、その後は活用されにくいという実態がありました。本機能では、本船が日々利用する動静連絡・バンカーオーダー・アブログ等と同じアプリ上で安全文書を管理します。日常業務の導線に安全文書を組み込むことで、船員が継続的に最新情報へ触れられる環境を実現し、安全意識の定着と周知の実効性向上を支援します。
■今後の展望
すでに複数のオペレーター様で本機能の導入が決定しており、まずは現場での運用定着に向けてきめ細かなサポートを行い、ユーザーからのフィードバックをもとに継続的な改善を進めてまいります。また、今後は生成AIを活用した安全文書のサマリー自動生成や、文書内容に関する照会への自動応答機能の開発など、安全文書管理のさらなる高度化・効率化に取り組みます。〈Aisea Operation〉を通じて、海運業における安全管理業務のDXを推進し、より安全で効率的な船舶運航の実現に貢献してまいります。
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