会議室の予約、14%は「誰も来ないまま」
Sansan株式会社の会議室に設置されたNeatデバイス
出社回帰の動きが強まる中、多くの企業が「会議室が足りない」という課題に直面しています。しかしその不足が、本当に部屋の絶対数が足りないためなのか、それとも予約したまま使われていない部屋があるためなのかを、データで確認できている企業は多くありません。
Neatframe株式会社（住所：東京都千代田区 代表:柳澤久永 本社ノルウェー・オスロ 以下Neat） は、2026年8月19日、導入企業であるSansan株式会社の事例を公開しました。同事例では、会議室に搭載したモーションセンサーの入退室検知データと組織データを連携させることで、全社の会議室予約のうち14%が、予約されたまま実際には利用されていない「空予約」であった実態が明らかになったことが紹介されています。事例リンクはこちらです。
社会背景
出社回帰の流れとオフィス賃料の高止まりを受け、多くの企業がオフィススペースの有効活用を経営課題として位置づけています。特に都市部のオフィスでは会議室が慢性的に不足し、「会議室が予約できない」という従業員からの不満は珍しくありません。
課題
しかし、その不足の一因が「本当に会議室が足りていないから」なのか、「予約したまま使われていない部屋があるから」なのかを、データで裏付けて説明できる企業はこれまで多くありませんでした。Sansanでも同様に、従業員から寄せられる「会議室が空いていない」という声に対し、担当部署は「おそらく空予約があるのだろう」という推測の域を出られずにいました。
今回の取り組み
Neatのモーションセンサーは、予約時間を過ぎても会議室への入室を検知しない場合、Zoom Roomsの自動チェックイン機能と連携し、予約を自動的に解放します。Sansanでは、この解放記録を社内の人事データと突き合わせることで、どの部署が空予約を繰り返しているかまで把握できるダッシュボードを構築しました。
この結果、全社の会議室予約のうち14%が空予約として消費されていたことが判明しました。定例会議の設定が形骸化していたケースや、面談用に確保した部屋を別の場所で実施し解放を忘れていたケースなど、部署ごとの業務フローに起因する課題も見えてきたといいます。Sansanでは、こうしたデータをもとに空予約を繰り返す利用者への注意喚起を行うなど、継続的な削減に取り組んでいます。
Neatの役割
Neatは、会議室の映像・音声品質を高めるビデオ会議デバイスであると同時に、モーションセンサーによる入退室検知データを外部システムと連携させることで、企業の「見えないオフィスの無駄」を可視化する基盤としての役割も担っています。Sansanコーポレート本部オフィス戦略部の名嘉眞朝季氏は「漠然とした予想ではなく、数字として示せることが、有効な打ち手の実施につながります」とコメントしています。
Neatについて
Neat は、北欧ノルウェーで生まれたビデオ会議ソリューションブランドとして「人と人の遠隔コミュニケーションをシンプルに実現する」ことをミッションとして掲げ2019年に創立。日本法人は2021年7月設立。日本でも様々な規模・業種（製造業・金融・IT他）の企業や教育機関のお客様に採用いただいています。